¿Qué es un sistema de gestión de combustible?

En este post vamos a abordar qué es un sistema de gestión de combustible en el contexto de las estaciones de servicio, las ventajas que ofrece el uso de estas herramientas tecnológicas así como las principales soluciones que hay en el mercado en este tipo de recursos.

Además, veremos la importancia de complementar estos sistemas de gestión de combustible con otras tecnologías, que ayuden a controlar problemas tan fundamentales como el sobrellenado de los depósitos de gasolinas o gasóleos, con la vista puesta en evitar derrames accidentales y los múltiples problemas que conllevan.

¿Qué es un sistema de gestión de combustible?

Un sistema de gestión de combustible de una estación de servicio es la herramienta que posibilita controlar el suministro e inventario de los carburantes.

Así, se trata de una solución tecnológica clave en la operativa del día a día de las instalaciones, y que normalmente va asociada a la integración de un software de control con un hardware de sensorización, para un monitoreo preciso de los tanques de almacenamiento y los surtidores.

¿Qué ofrece un sistema de gestión de combustible?

Entre las funcionalidades que aportan estos sistemas de gestión de combustibles estarían:

  • Gestión de inventario: para llevar un control milimétrico de los niveles existentes en los distintos tanques de gasolinas y gasóleos. Además, se pueden configurar alertas para avisos automáticos cuando la cantidad disponible en los depósitos baje de ciertos umbrales, de cara a evitar desabastecimientos que repercutan en el normal suministro a los clientes de la estación. Asimismo, un adecuado inventario de existencias resulta esencial para detectar sustracciones o fraudes.

  • Monitoreo en tiempo real: estos sistemas de gestión de combustible ofrecen información actualizada al momento sobre la cantidad de combustible dispensado, las ventas realizadas y el estado de los surtidores. Todos estos datos facilitan la toma de decisiones rápidas informadas, para, pongamos por caso, que un responsable de una estación pueda solicitar un reabastecimiento urgente de determinados combustibles ante un consumo excesivo no previsto, derivado por ejemplo de una concentración motera multitudinaria en cierta ubicación, que ha provocado un mayor tránsito por la vía en la que está situada la estación, y, por tanto, una mayor demanda de repostaje a la habitual.

  • Prevención de pérdidas y fugas: gracias a la sensorización estos softwares pueden monitorizar los tanques para detectar anomalías en su contenido, susceptibles de provenir de fugas. Si bien, para el control exacto de las mismas siempre serían necesarios sistemas de detección SDF específicos. Mientras que para la prevención de derrames accidentales resultan fundamentales soluciones como los postes avisadores de sobrellenado, sobre los que nos extenderemos un poco más adelante.

Además, por lo común, los sistemas de gestión de combustible se integran en herramientas ERP completas, que ofrecen prestaciones adicionales como:

  • Integración con surtidores y sistemas POS (punto de venta): para conectar los surtidores de combustible con los terminales de cobro, y así registrar automáticamente cada transacción, con lo que se simplifica la gestión y el seguimiento de las ventas.

  • Control de ventas y facturación: además al automatizarse todo el proceso de venta se optimiza todo este ámbito, que tanto tiempo consume en la administración de cualquier negocio, para poder despreocuparse de la generación de tickets, recibos de venta, facturas, etc.

  • Gestión de personal: se pueden asignar tareas a los distintos miembros del equipo que operan en depósitos, surtidores, puntos de venta, etc. Y asegurarse que cada operación o transacción esté asociada al integrante del personal que la efectúa.
  • Gestión de precios: algunos sistemas permiten ajustar los importes de venta del combustible en función de factores como la demanda o los precios del mercado, pudiéndose configurar incluso para que lo hagan de acuerdo a determinadas restricciones normativas u otros condicionantes.

  • Análisis y reportes: los sistemas de gestión de combustible con funcionalidades ERP pueden crear informes a partir de la información registrada sobre litros vendidos, ingresos obtenidos, métodos de pago u otros indicadores clave. De este modo, se pone en valor todo este ‘Big Data‘ recopilado, para evaluar el rendimiento de la estación, hacer proyecciones, trazar estrategias, etc.

Sistemas de gestión de combustible líderes en el mercado

Estafuel destaca dentro de los softwares de gestión de combustibles que aportan una herramienta completa que abarca las funcionalidades ERP, para el control de negocio. Al igual que DYNGAS, una solución que centraliza toda la información de la estación de servicio en una única plataforma, proporcionando herramientas para la gestión de inventarios, análisis de ventas, control de instalaciones y organización de turnos. Se integra con Microsoft Dynamics 365, lo que garantiza robustez y flexibilidad.

En el mercado francés predominan opciones como Zencillo Gas Commander y DEBO® de Foca SoftWare, un sistema ERP a medida para la gestión de redes con múltiples estaciones de servicio.

Sistemas de gestión de combustibles para otros sectores

Al margen ya de las estaciones de servicio; los softwares de gestión de combustibles pueden ser utilizados desde en grandes centros logísticos de distribución de productos petrolíferos, hasta en empresas de sectores de alto consumo de carburantes como el del transporte por carretera.

A las empresas que manejen flotas de un gran número de vehículos por su actividad, un sistema de gestión de combustibles no solo ha de ofrecerle la funcionalidades ya vistas para las estaciones, sino que además debe brindar integración con GPS, para poder vincular el consumo de carburantes con rutas específicas o con patrones de conducción del chófer.

Además, estos sistemas ayudan a identificar oportunidades para reducir el consumo y mejorar la eficiencia en el gasto de los combustibles, algo que resulta clave tanto a efectos de ahorro de costes como de reducción de emisiones de carbono. 

Recursos complementarios a los sistemas de gestión de combustibles

Hemos visto cómo las herramientas de gestión suponen un recurso indispensable en el abastecimiento de las estaciones de servicio actuales, para poder dar la respuesta adecuada a la demanda de los conductores, y, por tanto, un mejor servicio. Y también, hemos resaltado la importante contribución que hacen a asegurar una operativa mucho más eficaz, con todo lo que ello significa, comenzando por el propio ahorro de costes.

Pero más allá de que estos sistemas se integren en ERP generales para controlar los distintos aspectos de negocio, lo cierto es que hay que tener en cuenta su complementariedad con otros recursos, que ayuden a una gestión de los combustibles que sea totalmente impecable.

Aquí, hablamos de tecnologías como el poste avisador de sobrellenado desarrollado por Rafibra, que representa un gran salto adelante en la transformación tecnológica de las estaciones de servicio, al permitir automatizar el control sobre los límites de capacidad de los depósitos, y que la vigilancia directa del sobrellenado no dependa de la supervisión humana. Con ello, se evitan derrames accidentales de combustible que entrañen riesgos de seguridad, contaminaciones medioambientales y pérdidas económicas, derivadas tanto del desperdicio de carburantes como de las interrupciones en la normal operativa de la estación.

Contáctenos si quiere que le informemos más en detalle sobre cómo funciona nuestro poste de aviso de sobrellenado, y la importancia que tiene como recurso complementario a los sistemas de gestión de combustible.

¡Estaremos encantados de atenderle!

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